Checklist: zo stel je een goed verzuimbeleid op

Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties geen actueel of volledig verzuimprotocol hebben. In deze checklist leggen we uit wat een goed verzuimprotocol is, waarom het belangrijk is en welke onderdelen niet mogen ontbreken.

Wat is een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol is een vastgelegd stappenplan waarin staat hoe een organisatie omgaat met ziekteverzuim. Het beschrijft wat er van medewerkers en leidinggevenden wordt verwacht vanaf de eerste ziektedag tot en met de re-integratie.

Een goed verzuimprotocol:

• geeft duidelijkheid en rust
• voldoet aan wet- en regelgeving
• ondersteunt duurzame inzetbaarheid
• helpt verzuim te voorkomen en te verkorten

Waarom is een verzuimprotocol belangrijk?

Zonder duidelijk protocol ontstaat er vaak onduidelijkheid:

• Bij wie degene zich moet ziekmelden?
• Wanneer moet iemand zich ziekmelden?
• Wie houdt contact tijdens ziekte?
• Wat zijn de rechten en plichten van werkgever en werknemer?

Checklist: dit moet in een goed verzuimprotocol staan

1. Ziekmelding

• Hoe en bij wie meldt een medewerker zich ziek?
• Op welk tijdstip?
• Welke informatie wordt wel en niet gevraagd (AVG-proof)?

2. Rol van leidinggevende

• Wie onderhoudt contact tijdens ziekte?
• Hoe vaak is er contact?
• Wat wordt vastgelegd?

3. Bedrijfsarts en arbodienst

• Wanneer wordt de bedrijfsarts ingeschakeld?
• Wat is de rol van de arbodienst?
• Hoe verloopt de samenwerking?

4. Wet verbetering poortwachter

• Tijdslijnen en verplichtingen
• Probleemanalyse en plan van aanpak
• Evaluatiemomenten

5. Re-integratie

• Mogelijkheden voor aangepast werk
• Spoor 1 en spoor 2
• Verwachtingen richting medewerker en werkgever

6. Verzuimgesprekken

• Wanneer vinden gesprekken plaats?
• Wie zijn betrokken?
• Hoe wordt verslaglegging geregeld?

7. Privacy en vertrouwelijkheid

• Wat mag wel en niet worden vastgelegd?
• Hoe wordt medische informatie beschermd?

8. Preventie en duurzame inzetbaarheid

• Hoe wordt herhaald verzuim voorkomen?
• Koppeling met vitaliteitsbeleid
• Aandacht voor werkdruk en PSA

Tip: houd je verzuimprotocol actueel

Een verzuimprotocol is geen eenmalig document. Veranderingen in wetgeving, organisatie of personeelsopbouw maken het belangrijk om het protocol regelmatig te evalueren en bij te stellen.

Bij YOUR NEXT ARBO zien we vaak dat:

• protocollen verouderd zijn
• verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn
• preventie onvoldoende is meegenomen

Hulp nodig bij het opstellen of aanscherpen?

YOUR NEXT ARBO helpt organisaties bij:

• het opstellen van een praktisch en juridisch correct verzuimprotocol
• het koppelen van verzuim aan preventie en vitaliteit
• het trainen van leidinggevenden in verzuimbegeleiding

Zo zorgen we samen voor minder verzuim en meer duurzame inzetbaarheid.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en verzuimbeleid?

Een verzuimprotocol beschrijft de praktische stappen bij ziekteverzuim. Verzuimbeleid gaat breder en beschrijft de visie en uitgangspunten van de organisatie.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Een verzuimprotocol is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Werkgevers zijn wél verplicht om te voldoen aan de Wet verbetering poortwachter.

Wie is verantwoordelijk voor het verzuimprotocol?

De werkgever is verantwoordelijk voor het opstellen en naleven van het verzuimprotocol. Leidinggevenden spelen een belangrijke uitvoerende rol.

Hoe vaak moet een verzuimprotocol worden geactualiseerd?

Bij voorkeur eens per 1–2 jaar, of eerder bij wijzigingen in wetgeving, organisatie of arbodienstverlening.

Kan een verzuimprotocol helpen om verzuim te verlagen?

Ja. Duidelijkheid, structuur en aandacht voor preventie zorgen aantoonbaar voor minder en korter verzuim.