Klachtenprocedure Your Next Arbo

Bij Your Next Arbo vinden we het belangrijk om onze dienstverlening zorgvuldig, professioneel en betrokken uit te voeren. We doen er alles aan om jou en onze samenwerkingspartners goed te ondersteunen.

Toch kan het voorkomen dat je niet tevreden bent over onze dienstverlening. We vinden het belangrijk dat je dit met ons deelt. Een klacht geeft ons de mogelijkheid om jouw situatie zorgvuldig te beoordelen en onze dienstverlening verder te verbeteren.

Wij staan open voor feedback en gaan graag met je in gesprek om samen tot een passende oplossing te komen.

1. Een klacht indienen

Heb je een klacht over onze dienstverlening? Dan kun je deze per mail bij ons indienen via backoffice@yournextarbo.nl.

We ontvangen bij voorkeur de volgende informatie:

·       jouw naam;

·       jouw organisatie (indien van toepassing);

·       jouw contactgegevens;

·       een omschrijving van jouw klacht;

·       eventuele relevante informatie of documenten.

Je klacht kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

·       onze dienstverlening;

·       communicatie of samenwerking;

·       de uitvoering van gemaakte afspraken;

·       een medewerker of betrokken professional;

·       de wijze waarop wij onze dienstverlening hebben uitgevoerd.

2. Klachten over een bedrijfsarts

Onze dienstverlening kan de inzet van bedrijfsartsen omvatten. Wanneer jouw klacht betrekking heeft op het professioneel handelen, medisch advies of de beroepsuitoefening van een bedrijfsarts, dan geldt hiervoor een specifieke klachtenroute. In dat geval kun je contact opnemen met de Bedrijfsartsengroep (www.bedrijfsartengroep.nl). Zij informeren je over de verdere behandeling van jouw klacht.

Een klacht over een bedrijfsarts staat los van een klacht over de dienstverlening van Your Next Arbo. Uiteraard helpen wij je graag om de juiste route te vinden wanneer je twijfelt waar je jouw klacht kunt indienen.

3. Rechtstreeks contact met de directie

We vinden het belangrijk dat iedereen zich vrij voelt om een klacht in te dienen. In de meeste gevallen kun je jouw klacht indienen via het hierboven genoemde e-mailadres (backoffice@yournextarbo.nl). 

Wanneer jouw klacht betrekking heeft op een gevoelig onderwerp of wanneer je het niet prettig vindt om jouw klacht via de reguliere route in te dienen, kun je ook rechtstreeks contact opnemen met de directie via margreet@yournextarbo.nl. Ook een klacht die rechtstreeks bij de directie wordt ingediend, wordt zorgvuldig behandeld.

4. Behandeling van jouw klacht

Jouw klacht wordt zorgvuldig beoordeeld en behandeld.

Bij de behandeling kijken we naar:

·       de situatie die aanleiding heeft gegeven tot jouw klacht;

·       de betrokken personen en gemaakte afspraken;

·       de beschikbare informatie;

·       mogelijke verbeterpunten.

We streven naar een zorgvuldige en zo onafhankelijk mogelijke beoordeling van iedere klacht. Waar mogelijk wordt een klacht behandeld door iemand die niet direct betrokken is geweest bij de situatie waarop de klacht betrekking heeft en wordt hoor en wederhoor toegepast.

5. Reactietermijn

We bevestigen de ontvangst van jouw klacht zo spoedig mogelijk per e-mail. Your Next Arbo streeft ernaar om binnen zes weken na ontvangst van jouw klacht een inhoudelijke reactie te geven.

Wanneer meer tijd nodig is om jouw klacht zorgvuldig te onderzoeken, informeren we je hierover en geven we aan wanneer je een reactie kunt verwachten.

6. Vertrouwelijkheid en privacy

We gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Omdat onze dienstverlening betrekking kan hebben op verzuim en re-integratie kan een klacht privacygevoelige informatie bevatten.

Wij zorgen ervoor dat:

·       jouw klacht vertrouwelijk wordt behandeld;

·       persoonsgegevens alleen worden gebruikt voor de behandeling van jouw klacht;

·       informatie alleen wordt gedeeld met personen die betrokken zijn bij de beoordeling en afhandeling;

·       medische of andere vertrouwelijke gegevens alleen worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is en binnen de geldende regels.

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de toepasselijke privacywetgeving.

7. Verbetering van onze dienstverlening

Wij gebruiken klachten om onze dienstverlening verder te verbeteren. Door klachten zorgvuldig te behandelen, krijgen we inzicht in mogelijke verbeterpunten. Hiermee blijven we werken aan de kwaliteit, betrouwbaarheid en professionaliteit van onze dienstverlening.

8. Niet tevreden over de afhandeling?

Wij streven ernaar om iedere klacht zorgvuldig en naar tevredenheid af te handelen. Mocht je desondanks niet tevreden zijn over de wijze waarop jouw klacht is behandeld, dan kun je dit met ons bespreken zodat we kunnen kijken naar een passende vervolgstap.

Voor klachten over de beroepsuitoefening van een bedrijfsarts verwijzen wij naar de daarvoor geldende klachtenprocedure van de Bedrijfsartsengroep (www.bedrijfsartsengroep.nl).

9. Contact

Heb je een klacht of wil je jouw ervaring met ons bespreken? Neem dan contact met ons op via backoffice@yournextarbo.nl.