Volledig of gedeeltelijk ziek? Zo regel je vakantiedagen correct als werkgever

In deze blog leggen we de belangrijkste regels en aandachtspunten uit, zodat je zeker weet dat je het correct regelt.

Opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte

Volgens artikel 7:634 Burgerlijk Wetboek (BW) blijven werknemers tijdens ziekte gewoon vakantiedagen opbouwen. Dit geldt voor de wettelijke vakantiedagen, meestal minimaal 20 dagen bij een fulltime dienstverband.

Voor bovenwettelijke vakantiedagen kan hiervan worden afgeweken via de arbeidsovereenkomst of cao (art. 7:645 BW). Dit betekent dat bij langdurige arbeidsongeschiktheid de opbouw van deze extra dagen soms stopt.

Vakantie opnemen tijdens ziekte

Een zieke werknemer kan in overleg met de werkgever gewoon vakantie opnemen. Het verlof wordt volgens de normale regels geregistreerd en het loon wordt doorbetaald (art. 7:639 BW).

Volledige arbeidsongeschiktheid

·      De opbouw van de wettelijke vakantiedagen blijft volledig doorlopen, ook als de werknemer helemaal niet kan werken.

·      Voor bovenwettelijke dagen kan de opbouw stoppen, afhankelijk van cao of contract.

·      Heeft de werknemer door ziekte geen vakantie kunnen opnemen? Dan geldt een verjaringstermijn van 5 jaar in plaats van de gebruikelijke 6 maanden.

Gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid

·      De opbouw van wettelijke vakantiedagen loopt door over de volledige contractuele uren, ongeacht hoeveel de werknemer daadwerkelijk werkt. Dus stel de werknemer heeft een fulltime contract voor 40 uur en hij werkt 20 uur, dan wordt over 40 uur vakantiedagen opgebouwd.

·      Voor bovenwettelijke dagen kan de opbouw beperkt zijn tot de daadwerkelijk gewerkte uren, afhankelijk van cao of contract.

·      Neemt een fulltime werknemer één week vakantie op, dan worden 40 uur afgeschreven, ook als hij/zij maar gedeeltelijk werkt (bijvoorbeeld maar 20 uur).

Verval en verjaring van vakantiedagen

·      Wettelijke vakantiedagen vervallen normaal gesproken 6 maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (per 1 juli volgend jaar).

·      Uitzondering bij ziekte: Als een werknemer door arbeidsongeschiktheid geen vakantie kon opnemen, vervallen de dagen niet en geldt een verjaringstermijn van 5 jaar.

·      Bovenwettelijke dagen verjaren standaard na 5 jaar, tenzij in cao of contract een kortere termijn is afgesproken.

Eisen aan het vervallen van wettelijke vakantiedagen

Vakantiedagen mogen niet automatisch vervallen. De werkgever moet:

·      De werknemer tijdig en duidelijk informeren over het openstaande saldo.

·      De werknemer daadwerkelijk de kans geven om de dagen op te nemen.

·      De werknemer erop wijzen dat deze openstaande wettelijke vakantiedagen per 1 juli vervallen als hij ze niet opneemt.

Doet de werkgever dit niet, dan vervallen de vakantiedagen niet, zelfs niet na zes maanden. Zorg er dus voor dat je als werkgever inzicht hebt in het vakantiesaldo van je werknemers en hier tijdig actie op onderneemt. De werkgever moet ook kunnen bewijzen dat aan deze informatieplicht is voldaan – leg dit dus schriftelijk vast.

Praktisch advies voor werkgevers

·      Check cao en contract voor afwijkende afspraken over bovenwettelijke dagen.

·      Informeer werknemers tijdig over hun vakantiesaldo en vervaltermijn.

·      Leg afspraken schriftelijk vast over vakantie tijdens ziekte of gedeeltelijke werkhervatting.

·      Wees proactief: stimuleer het opnemen van vakantiedagen om een stuwmeer van vakantiedagen (en een latere uitbetaling hiervan) te voorkomen.

Twijfel je over het beleid binnen jouw organisatie? Neem dan contact met ons op om te controleren of alles voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.